Czas w rekrutacji wg HR Managera Digital Sphere – Wojciecha Wojnowskiego.

Wchodzące nowe pokolenia o zupełnie innych oczekiwaniach niż te, które już dobrze znamy, stale spadające bezrobocie czy zachodzące zmiany demograficzne. Następująca digitalizacja, wprowadza nowoczesne rozwiązania dając nam narzędzia usprawniające działania. Coraz częściej dbamy o jakość, a nie tylko o to by było jakoś. Kolejne branże borykają się z rynkiem pracownika narzucającym na pracodawców potrzebę ciągłego dostosowywania swoich procesów do bardzo szybko zmieniającego się otoczenia. I choć jakość procesu i wiążące się z nią wrażenie Kandydata są bardzo ważne, coraz częściej kluczowy okazuje się… czas.

Legendarne „zadzwonimy do Pani” albo już bardziej konkretne „skontaktujemy się z informacją zwrotną do 14 dni” odchodzą dziś do lamusa. ‘Po 14 dniach nasz Kandydat zwykle zdąży już złożyć wypowiedzenie, podpisać umowę z konkurencją, a często nawet wykonać pakiet badań wstępnych’. podkreśla Wojciech Wojnowski, HR Manager w firmie Digital Sphere. Wtedy informacja zwrotna może być już tylko wskazówką rozwojową dla Kandydata. Oczywiście jeśli poza informacją o wyniku procesu zawiera także informacje o powodach podjętej decyzji. Dobrą praktyką jest obecnie przekazanie pełnego feedbacku z zaznaczeniem zarówno mocnych jak i słabszych stron Kandydata. Coraz częściej jest to standard, szczególnie w dużych korporacjach i firmach z branży IT, gdzie konkurencja jest obecnie największa. ‘O taki feedback dbamy, kandydat poświęca czas na proces rekrutacji, w Positive Coworking poświęcamy więc nasz czas na przygotowanie i przekazanie profesjonalnego feedbacku’ dodaje Wojnowski.

Skąd bierze się magiczne i powtarzane jak mantra 14 dni? Rekruter poświęca ten czas na zdobywanie feedbacku od osoby technicznej/bezpośredniego przełożonego, dla których rekrutacja często posiada najniższy priorytet. Z pełnym feedbackiem ustawia się w kolejce do osób decyzyjnych, którzy zwykle ostatecznie akceptują decyzje związane z zatrudnieniem. Oczekuje, podobnie jak Kandydat. Napięcie rośnie.

Czy można inaczej? Można! Tylko jak?

Dobre przygotowanie procesu już na pierwszych etapach, pozwoli nam bardziej płynnie przejść przez jego kolejne fazy i usprawnić podejmowanie decyzji. Są to niemałe wyzwania, ale doskonale zaprocentują już wkrótce. Biznes zwykle komunikuje się krótko, często tylko podając ogólną nazwę stanowiska, i termin na domknięcie projektu. Najczęściej są to rekrutacje last minute bo projekt przecież rusza lada dzień. Dobry rekruter, nie odpuści tak szybko. Zdobędzie informacje o projekcie, szczegółowe wymagania wobec Kandydata wraz z oczekiwanym poziomem. Doświadczenie w branży pozwoli przewidzieć mu blisko 90% pytań, z którymi wkrótce wrócą potencjalni Kandydaci. I to już na tym etapie zbieramy odpowiedzi. Dlaczego? Ze względu na czas, który po rozpoczęciu procesu będzie kluczem. Komunikacja doprecyzowująca wymagania w trakcie procesu często konsumuje dni a nawet tygodnie. Dni, które wykorzysta dobrze przygotowana do procesu konkurencja! Jakie narzędzie znacznie usprawni zdobywanie informacji? Dla większości projektów, dobrym narzędziem będzie nawet zwykła tabelka podpięta pod gogle docs, przesłana do osoby technicznej jeszcze przed przyjęciem zlecenia. Tabelka ta zawiera podstawowe pytania związane z projektem, zespołem, głównymi zadaniami, narzędziami i zasadami pracy (zobacz w załączniku, jak robi to firma Digital Sphere). Znajomość tych zagadnień nie tylko usprawni nam komunikację z Kandydatem, sprawi też, że w oczach potencjalnych pracowników będziemy profesjonalnymi i kompetentnymi partnerami w rekrutacji. A z takimi osobami przecież rozmawia się najlepiej.

Co jeśli w trakcie procesu trafi nam się pytanie, którego nie uwzględniliśmy na naszej liście?

Wracamy do managera i… ustawiamy się w kolejce z niskim jak zwykle priorytetem. Czas związany z oczekiwaniem warto poświęcić na dopisanie kolejnych kluczowych zagadnień do już przygotowanej przez nas listy.

Jak usprawnić zdobywanie informacji wewnątrz organizacji?

Dobrze uświadomiony biznes znający realia rynku pracy, bez problemu zgodzi się by wydzielić u dedykowanego rekrutacjom Managera czas na kontakt z rekruterem i prowadzenie rozmów z Kandydatami. Sloty wrzucane są w kalendarz Managera i rekrutera. Jest jasność.

Jak często i jak długie sloty rezerwować?

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi, zwykle zależy to od ilości prowadzonych jednocześnie procesów, ilości potencjalnych kandydatów i… doświadczenia rekrutera. Mniej doświadczeni potrzebują zwykle więcej czasu by dobrze zrozumieć potrzeby biznesu. Ważne by czas ten zarezerwować z wyprzedzeniem i pilnować jego realizacji. Nie można też pominąć kwestii związanych z dostępnością Managera. Trzeba wypracować złoty środek zapewniający dynamikę procesu i uwzględniając interesy obu stron.

Duże korporacje coraz częściej wprowadzają standaryzację związaną z czasem poświęcanym na kolejne etapy rekrutacji (często jeszcze nie skodyfikowane, czasy te wprowadzane są „na próbę” by sprawdzić czy biznes sobie z nimi poradzi). 72h na zapoznanie się z nadesłanym CV i pierwszy kontakt (w IT często są to już minuty!), rozmowa w przeciągu maksymalnie 5 dni roboczych od pierwszego telefonu (choć lepiej umawiać rozmowę nawet wcześniej, niczym nowym są rozmowy umawiane na… jutro!). Jeśli dobrze przygotujemy proces przed rozpoczęciem poszukiwań, przygotowanie się do rozmowy będzie szybkie i bezbolesne. Jeszcze łatwiej prowadzić je, gdy sam przebieg rozmowy także mamy mocno wystandaryzowany.

Co jeśli nie mamy wolnej sali konferencyjnej, kandydat nie może się pojawić tak szybko w biurze albo Manager pracuje jutro w trybie home office? Rozwiązania przynosi nam digitalizacja. Dziś Skype albo Google Hangouts w rekrutacjach używane są powszechnie, nie budzą oporów i sprzeciwów wśród Kandydatów wzrasta także jakość samych połączeń. ‘Doskonale sprawdziło się w naszych rekrutacjach, pracownicy IT są przyzwyczajeni do komunikacji online, więc rozmowa przez Skype nie jest dla nas żadną przeszkodą’ dodaje Wojciech Wojnowski z Positive Coworking. Nie bójmy się więc korzystać z takich rozwiązań!

Czy jedna rozmowa wystarczy by wybrać najlepszego Kandydata?

‘Jestem zdecydowanym zwolennikiem maksymalnego upraszczania procesów rekrutacji, im mniej etapów i bardziej dynamiczny proces tym lepsze wrażenie pozostawimy u naszego Kandydata’ twierdzi Wojciech Wojnowski. Sam proces przejdzie na wysokim poziomie ekscytacji (rekrutacja często wyzwala emocje – zadbajmy by były głównie pozytywne) i Kandydat z całą pewnością będzie go miło wspominał. Nie dajmy się jednak zwariować, bardziej skomplikowane rekrutacje, prowadzone na wyższe i kluczowe dla firmy stanowiska wymagają dogłębnego poznania Kandydata, często przeprowadzenia testu technicznego lub sprawdzenia referencji. Tutaj czas nie zawsze jest najlepszym doradcą. Błędy rekrutacyjne potrafią być dla firmy bardzo kosztowne. Choć tu też warto szukać usprawnień. Feedback po kolejnych etapach udzielany następnego dnia (w rekrutacjach wieloetapowych zwykle wystarczy bardzo ogólny feedback i zaproszenie do kolejnego etapu), oraz termin kolejnego spotkania ustalony nie później niż w przeciągu najbliższy 2 dni roboczych – to zwykle wystarczy by utrzymać u Kandydata wysokie zaangażowanie w sam proces od początku do końca.

Czy warto podejmować decyzje od razu?

W przypadku mało skomplikowanych wakatów o dużym wolumenie zdecydowanie tak! Podobnie sytuacja ma się w przypadku, gdy Kandydat nie budzi wątpliwości, jeśli chodzi o poziom prezentowanych kompetencji. Nową praktyką jest podpisywanie listu intencyjnego tuż po rozmowie rekrutacyjnej. 80-90% Kandydatów decyduje się wtedy na jego podpisanie. Wyprzedzamy tym samym konkurencję.

Co jeśli tej pewności nie mamy lub wiemy, że nie zdecydujemy się na złożenie oferty?

Warto przekazać Kandydatowi choć ogólny feedback i wrażenia po rozmowie, szczególnie gdy jesteśmy pewni, że Kandydat nie spełnił naszych oczekiwań. Nie będzie mu to blokowało udziału w pozostałych procesach rekrutacyjnych a samą firmę, mimo, że nie zdecydowała się na zatrudnienie zapamięta pozytywnie i chętnie do niej wróci, gdy uda mu się nadrobić kompetencyjne luki. Feedback udzielany tuż po rozmowie, ma też kolejny plus. Często w proces udzielania feedbacku udaje się zaangażować także osobę techniczną uczestniczącą w rozmowę. Udzieli ona bardziej szczegółowych odpowiedzi na pytania i rozwiewa wątpliwości Kandydata związane z aspektami technicznymi. Jeśli zostanie to dobrze wykorzystane przez kandydata może być dla niego dobrym drogowskazem planując swój dalszy rozwój. Feedback udzielany na żywo znacznie podnosi także wrażenia Kandydata uczestniczącego w procesie. Pamiętajmy, że dobre wrażenia Kandydata po przeprowadzonym procesie to także element employer brandingu. W tym wypadku nie wymagający dużego nakładu finansowego, więc sprawdzi się szczególnie w mniejszych organizacjach nie dysponujących dużym budżetem na tego typu działania.

Trudny i wymagający rynek wymaga od nas ciągłego dostosowywania się do działań konkurencji oraz Kandydatów. Czas, który poświęcamy na prowadzenie procesów rekrutacyjnych dzięki dobremu zaplanowaniu, zebraniu odpowiedniej ilości informacji jeszcze przed jego startem i zagwarantowaniu dostępności Managerów w jego trakcie znacznie się skróci. Usprawni to nasze działania i wpłynie na ich skuteczność. Pamiętajmy tylko, by tempo nie wpływało na jakość. Nasze działania powinny być nie tylko szybkie, ale też profesjonalne. Pozwoli to na dynamiczny wzrost organizacji, wysokie wskaźniki ‘candidate experience’ oraz ilość aplikacji, które otrzymamy w przyszłości.

Autor Wojciech Wojnowski, HR Manager w Digital Sphere Sp. z o.o. https://digitalsphere.pl